Diese Datenschutzordnung regelt die Nutzung von personenbezogenen Daten in unserem Verein entsprechend der Datenschutz Grundverordnung.
Datenerhebung
| Nr. | Wer | Daten | Zweck | Rechtliche Grundlage | Form |
| 1 | Mitglieder | Vorname, Name, | Mitgliederverwaltung,
SEPA Lastschriftverfahren Verfolgung des Vereinsziels |
Einwilligung | |
| 2 | Straße, Hausnummer Postleitzahl, Ort, | Mitgliederverwaltung,
SEPA Lastschriftverfahren Verfolgung des Vereinsziels |
Einwilligung | ||
| 3 | IBAN, BIC, Bankname | SEPA Lastschriftverfahren
Verfolgung des Vereinsziels |
Einwilligung | ||
| 4 | Beitragshöhe | SEPA Lastschriftverfahren
Verfolgung des Vereinsziels |
Einwilligung | ||
| 5 | SEPA Mandatsreferenz | SEPA Lastschriftverfahren
Verfolgung des Vereinsziels |
Durch Profi Cash generiert | ||
| 6 | Beitrittsdatum | Mitgliederverwaltung | Einwilligung | ||
| 7 | Spendenbescheini-
gung gewünscht |
Mitgliederverwaltung
Verfolgung des Vereinsziels |
Einwilligung | ||
| 8 | Telefonnummer | Kontakt bei Problemen mit SEPA Lastschrift
Verfolgung des Vereinsziels |
öffentlich verfügbar, Online Telefonbuch | ||
| 9 | Spender | Firma, Vorname, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Spendenbetrag | Zuordnung Spende,
Ausstellung Spendenquittung Verfolgung des Vereinsziels |
Einwilligung | Spenden-formular |
| 10 | Besucher Homepage | Funktionsdaten Vorstand | Verfolgung des Vereinsziels, Öffentlichkeitsarbeit |
Datenverarbeitung
| Nr | Software/ Plattform | Name | Zweck | Zugriffsberechtigung |
| 1 | LibreOffice Tabelle | Beitritte und Austritte | Verwaltung Zu- und Abgänge, Abgleich mit Profi Cash und Mitgliedertabelle | Geschäftsführer |
| 2, 4, 5, 7 | LibreOffice Tabelle, Textverarbeitung | Mitgliedertabelle | Serienbriefe für SEPA Lastschrift Mandat, Spendenquittungen, Bestätigung Kündigungen | Geschäftsführer,
1. Vorsitzende |
| 1, 2, 3, 4, | Profi Cash | Online Banking Software | Verwaltung der Kontodaten und Durchführung SEPA Lastschriften, Erstellung von Übertragungsprotokollen | Geschäftsführer |
| 9 | LibreOffice Textverarbeitung | Spendenbescheinigung | Erstellung von Spendenbescheinigungen | Geschäftsführer |
| 1, 2 | Textverar-beitung | Protokolle | Dokumentation von Mitgliederversammlungen und Vorstandstreffen | Vorstand |
Datenübermittlung an Dritte
| Nr | Zweck | Frequenz/ wann | Empfänger |
| 1-5 | SEPA Lastschriftverfahren | erstmalig nach Beitritt am 15.11.
jährlich am 15.04. |
Volksbank Olpe-Wenden-Drolshagen |
Löschfristen
| Nr | Anwendung | Löschfrist | Anmerkung |
| 1, 2, 4, 6, 7 | Tabelle “Beitritte und Austritte”
Tabelle “Mitgliedertabelle” und Sicherungsdateien |
10 Jahre nach Bescheinigung des Austritts | gemäß der steuerlichen Bestimmungen |
| 1-5 | Profi Cash | Bis zum Jahresende im Jahr des Austritts | |
| 1-5 | Profi Cash Sicherungsdateien, Übertragungsprotokolle | 10 Jahre nach Bescheinigung des Austritts | gemäß der steuerlichen Bestimmungen |
| 1, 2, 4 | Textdokumente Spendenbescheinigung | 10 Jahre nach Bescheinigung des Austritts | gemäß der steuerlichen Bestimmungen |
| 9 | Textdokumente Spendenbescheinigung | 10 Jahre nach Spendenbescheinigung | gemäß der steuerlichen Bestimmungen |
| 1-8 | Beitrittserklärungen | Am Ende des Jahres des Austritts | |
| 1-2 | Protokolle | Archiv | gesetzliche Vorgaben |
Technische und organisatorische Maßnahmen
| Daten, Programme | Frequenz | Maßnahme |
| Alle Programme, Dateien (Tabellen, Textdokumente) und Sicherungsdateien | wöchentlich | Inkrementelle Sicherung auf externe Festplatte, Verwahrung Festplatte in verschlossenem Schrank |
| Mitgliedertabelle | bei jeder Änderung | Sicherungskopie mit Stichwort zur Änderung und Datum im Namen |
| Profi Cash | Bei jedem Start | Sicherung des Programms durch Programmkennwort |
| nach jeder Änderung, beim Beenden des Programms | Sicherungskopie, | |
| mehrfach im Jahr | Datenübermittlung HBCI mit PIN und SMS TAN | |
| Rechner für Mitgliederverwaltung und SEPA Lastschriftverfahren | Mac OS, Zugangsschutz durch Passwort und Bildschirmschoner, verschlüsselte Festplatte , regelmäßige Sicherheitsupdates des OS und der Software | |
| Protokolle | jährlich, sporadisch | Ausdruck, E-Mail an Vorstand |
| Homepage | regelmäßig | Aktualisierung der Plattform und Plugins |
| automatisch | Keine Speicherung der IP Nummern der Besucher |
Stand April 2018
Beschlossen am 17.05.2018
Die Datenschutzordnung wurde auf der Jahreshauptversammlung, am 17.05.2018, beschlossen. Download: Datenschutzordnung.pdf