Datenschutzordnung

Diese Datenschutzordnung regelt die Nutzung von personenbezogenen Daten in unserem Verein entsprechend der Datenschutz Grundverordnung.


Datenerhebung

Nr. Wer Daten Zweck Rechtliche Grundlage Form
1 Mitglieder Vorname, Name,  Mitgliederverwaltung,

SEPA Lastschriftverfahren 

Verfolgung des Vereinsziels

Einwilligung
2 Straße, Hausnummer Postleitzahl, Ort, Mitgliederverwaltung,

SEPA Lastschriftverfahren 

Verfolgung des Vereinsziels

Einwilligung
3 IBAN, BIC, Bankname SEPA Lastschriftverfahren

Verfolgung des Vereinsziels

Einwilligung
4 Beitragshöhe SEPA Lastschriftverfahren

Verfolgung des Vereinsziels

Einwilligung
5 SEPA Mandatsreferenz SEPA Lastschriftverfahren

Verfolgung des Vereinsziels

Durch Profi Cash generiert
6 Beitrittsdatum Mitgliederverwaltung Einwilligung
7 Spendenbescheini-

gung gewünscht

Mitgliederverwaltung

Verfolgung des Vereinsziels

Einwilligung
8 Telefonnummer Kontakt bei Problemen mit SEPA Lastschrift

Verfolgung des Vereinsziels

öffentlich verfügbar, Online Telefonbuch
9 Spender Firma, Vorname, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Spendenbetrag Zuordnung Spende,

Ausstellung Spendenquittung

Verfolgung des Vereinsziels

Einwilligung Spenden-formular
10 Besucher Homepage Funktionsdaten Vorstand Verfolgung des Vereinsziels, Öffentlichkeitsarbeit

Datenverarbeitung

Nr Software/ Plattform Name Zweck Zugriffsberechtigung
1 LibreOffice Tabelle Beitritte und Austritte Verwaltung Zu- und Abgänge, Abgleich mit Profi Cash und Mitgliedertabelle Geschäftsführer
2, 4, 5, 7 LibreOffice Tabelle, Textverarbeitung Mitgliedertabelle Serienbriefe für SEPA Lastschrift Mandat, Spendenquittungen, Bestätigung Kündigungen Geschäftsführer,

1. Vorsitzende

1, 2, 3, 4,  Profi Cash Online Banking Software Verwaltung der Kontodaten und Durchführung SEPA Lastschriften, Erstellung von Übertragungsprotokollen Geschäftsführer
9 LibreOffice Textverarbeitung Spendenbescheinigung Erstellung von Spendenbescheinigungen Geschäftsführer
1, 2 Textverar-beitung Protokolle Dokumentation von Mitgliederversammlungen und Vorstandstreffen Vorstand

Datenübermittlung an Dritte

Nr Zweck Frequenz/ wann Empfänger
1-5 SEPA Lastschriftverfahren erstmalig nach Beitritt am 15.11.

jährlich am 15.04.

Volksbank Olpe-Wenden-Drolshagen

Löschfristen

Nr Anwendung Löschfrist Anmerkung
1, 2, 4, 6, 7 Tabelle “Beitritte und Austritte”

Tabelle “Mitgliedertabelle” und Sicherungsdateien

10 Jahre nach Bescheinigung des Austritts gemäß der steuerlichen Bestimmungen
1-5 Profi Cash Bis zum Jahresende im Jahr des Austritts
1-5 Profi Cash Sicherungsdateien, Übertragungsprotokolle 10 Jahre nach Bescheinigung des Austritts gemäß der steuerlichen Bestimmungen
1, 2, 4 Textdokumente Spendenbescheinigung 10 Jahre nach Bescheinigung des Austritts gemäß der steuerlichen Bestimmungen
9 Textdokumente Spendenbescheinigung 10 Jahre nach Spendenbescheinigung gemäß der steuerlichen Bestimmungen
1-8 Beitrittserklärungen Am Ende des Jahres des Austritts
1-2 Protokolle Archiv gesetzliche Vorgaben

Technische und organisatorische Maßnahmen

Daten, Programme Frequenz Maßnahme
Alle Programme, Dateien (Tabellen, Textdokumente) und Sicherungsdateien wöchentlich Inkrementelle Sicherung auf externe Festplatte, Verwahrung Festplatte in verschlossenem Schrank
Mitgliedertabelle bei jeder Änderung Sicherungskopie mit Stichwort zur Änderung und Datum im Namen
Profi Cash Bei jedem Start Sicherung des Programms durch Programmkennwort
nach jeder Änderung, beim Beenden des Programms Sicherungskopie,
mehrfach im Jahr Datenübermittlung HBCI mit PIN und SMS TAN
Rechner für Mitgliederverwaltung und SEPA Lastschriftverfahren Mac OS, Zugangsschutz durch Passwort und Bildschirmschoner, verschlüsselte Festplatte , regelmäßige Sicherheitsupdates des OS und der Software
Protokolle jährlich, sporadisch Ausdruck, E-Mail an Vorstand
Homepage regelmäßig Aktualisierung der Plattform und Plugins
automatisch Keine Speicherung der IP Nummern der Besucher

 

Stand April 2018

 

Beschlossen am 17.05.2018

 


Die Datenschutzordnung wurde auf der Jahreshauptversammlung, am 17.05.2018, beschlossen. Download: Datenschutzordnung.pdf